Jita Oy:n Asiakas- ja markkinointirekisterin tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Jita Oy (jota tästedes kutsutaan nimellä ”Jita”)

Lakarintie 10
FI-30800 Virrat
Suomi

2. Yhteystiedot

Voit olla yhteydessä rekisterinpitäjään sähköpostitse: info@jita.fi

3. Rekisteröidyt henkilöt

Jitan Asiakas- ja markkinointirekisteri sisältää tietoja asiakkaiden, loppuasiakkaiden, potentiaalisten asiakkaiden ja potentiaalisten loppuasiakkaiden edustajista, työntekijöistä, johtajista ja toimihenkilöistä sekä kuluttajista (joita kaikkia tästedes kutsutaan nimellä Asiakkaat).

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Tässä henkilörekisterissä olevia tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin: markkinointi ja viestintä Asiakkaille sekä Jitan asiakassuhteiden hoitaminen, mukaan lukien Asiakkaiden henkilötietojen käsittely seuraaviin tarkoituksiin:

• Jitan velvoitteiden täyttäminen sen Asiakkaita kohtaan sekä Asiakkaiden ja Jitan velvoitteiden ja vastuiden käsittely, arviointi ja täytäntöönpano
• tarjousten ja hinta-arvioiden sekä muiden sitovien ja ei-sitovien asiakirjojen hallinnointi, käsittely ja lähettäminen
• Jitan oikeuksien käyttäminen
• asiakassuhteiden ylläpito ja kehittäminen
• asiakassuhteiden luominen
• markkinointi- ja viestintätarkoitukset, kuten markkinatutkimuksen tekeminen, suoramarkkinointi, automaattinen markkinointi sekä uusista ominaisuuksista, tuotteista tai lanseerauksista sekä erikoistarjouksista tiedottaminen Asiakkaille
• Jitan tuotteiden ja palveluiden tarjoaminen Asiakkaille sekä tuotteiden ja palveluiden laadun, toimivuuden ja turvallisuuden varmistaminen;
• tuotevastuuasioiden hallinnointi ja käsittely
• Jitan tuotteiden ja palveluiden kehittäminen
• Laskutus
• tilastolliset ja analyyttiset tarkoitukset, mukaan lukien verkkosivustoanalytiikka.

Henkilötietojen kerääminen ja käsittely perustuu Jitan oikeutettuihin etuihin. Nämä edut perustuvat suhteeseen Asiakkaiden kanssa. Lisäksi Jita voi lähettää suoramarkkinointia Asiakkaille heidän suostumuksellaan, jos tällainen suostumus vaaditaan.

Asiakkaiden, loppuasiakkaiden ja kuluttajien henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin Jita tarvitsee niitä yllä esitettyihin tarkoituksiin, ei kuitenkaan yleensä yli kymmentä vuotta.

Potentiaalisten asiakkaiden ja potentiaalisten loppuasiakkaiden henkilötietoja voidaan säilyttää niin kauan kuin Jita tarvitsee niitä yllä esitettyihin tarkoituksiin, ei kuitenkaan yleensä yli kahta vuotta.

5. Henkilörekisterin tietosisältö

Jita voi käsitellä henkilörekisterissään etenkin seuraavia tietoja:

• perustietoja, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, työtehtävä
• tietoja asiakasprojekteista sekä Asiakkaille myydyistä tuotteista ja palveluista

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään, Jitan henkilöstön toimesta taikka verkkosivuston tai sovellusten kautta.

Julkisesti saatavilla olevien lähteiden lisäksi henkilötietoja voidaan joissain tilanteissa sovellettavan lainsäädännön sen salliessa kerätä muista lähteistä kuin suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi Jitan alihankkijoilta tai palveluntarjoajilta.

Jita tiedottaa kaikkia rekisteröityjä tietojen käsittelystä, mukaan lukien mahdollisesta kolmansien osapuolten tietolähteiden ja tällaisista lähteistä kerätyn tiedon käytöstä, sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

Tiedot syöttää henkilörekisteriin Jitan henkilöstö.

7. Tietojen luovutus ja siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Jita voi luovuttaa ja siirtää henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle sovellettavan lainsäädännön salliessa ja sen rajoissa seuraavasti:

• Samaan konserniin kuuluville yhtiöille asianosaisten konserniyhtiöiden välillä solmitun sopimuksen mukaisesti, noudattaen Euroopan komission mallisopimuslausekkeita sen varmistamiseksi, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet, sekä valtuutetuille kolmansille osapuolille siltä osin, kuin he osallistuvat henkilötietojen käsittelemiseen tässä henkilörekisterissä ilmoitettuja tarkoituksia varten. Henkilötietoja voivat käsitellä tällaiset valtuutetut kolmannet osapuolet myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella Jitan ja kyseisen valtuutetun kolmannen osapuolen välillä solmitun sopimuksen mukaisesti, noudattaen Euroopan komission mallisopimuslausekkeita tai muita EU:n Tietosuoja-asetuksessa (GDPR) lueteltuja tiedonsiirtojen asianmukaisia suojatoimia sen varmistamiseksi, että käytössä on asianmukaiset tietosuojatoimet. Jita velvoittaa kyseiset kolmannet osapuolet pitämään salassa ja asianmukaisesti suojaamaan kaiken siirretyn henkilötiedon
• rekisteröity on antanut suostumuksensa siirtoon; tai
• sovellettava lainsäädäntö muulla tavoin sen sallii.

Henkilötietoja saatetaan teknisistä tai muista tiedon käyttöön liittyvistä syistä tallentaa Jitain puolesta tietoja käsittelevien ulkoisten palveluntarjoajien palvelimille.

Kaikki henkilötietojen siirrot tehdään noudattaen EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) sekä sovellettavaa pakottavaa lainsäädäntöä muutoksineen.

8. Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa kaikki Jitan hänestä keräämät henkilötiedot, ellei tarkastusoikeutta ole rajoitettu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että Jita korjaa, poistaa tai lakkaa käyttämästä virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita henkilötietoja.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa aikaisemmin antamansa suostumukset ja kieltää tietojensa käyttö kaikkea suoramarkkinointia varten.

Mahdolliset pyynnöt tulee tehdä osoitteessa www.jita.fi/tietosuoja saatavilla olevia lomakkeita käyttäen.

Jita käsittelee kaikki pyynnöt mahdollisimman nopeasti.

Jos rekisteröity on tyytymätön Jitan päätökseen tai toimintaan, hänellä on oikeus valittaa asiasta oman maansa tietosuojavaltuutetulle.

9. Henkilötietojen suojauksen periaatteet – tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

Jita huolehtii siitä, että sen omassa organisaatiossa toteutetaan ja ylläpidetään riittäviä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi.

Lisäksi Jita varmistaa, että tässä selosteessa kuvattuja henkilötietoja siirretään kolmannelle osapuolelle tai jaetaan kolmannen osapuolen kanssa vain siinä tapauksessa, että Jita on sopimusteitse tai muulla lain edellyttämällä tavalla varmistanut, että tietosuoja on riittävällä tasolla.

Tekniset toimenpiteet:

Fyysinen materiaali säilytetään lukituissa tiloissa, joihin pääsyä on rajoitettu. Tietojärjestelmissä käytetään käyttöjärjestelmän tietosuojaohjelmistoja. Järjestelmään täytyy kirjautua antamalla käyttäjätunnus ja salasana, ja tiedonsiirto tapahtuu salattuja kanavia pitkin.

Organisatoriset toimenpiteet:

Jitan organisaatiossa on ohjeistettu henkilökuntaa henkilötietojen käytöstä, ja henkilötietoja sisältäviin tietojärjestelmiin on pääsy vain niillä henkilöillä, jotka työtehtäviensä tai roolinsa takia osallistuvat henkilötietojen käsittelyyn ja joita sitoo vaitiolovelvollisuus.